Le Festival Oasis améliore l'expérience d'inscription de ses 600 participant·es avec NOÉ

Lors du Festival Oasis 2023 au sein duquel j’étais chargé de l'information et de l'accueil des participant·es, j'ai eu l'opportunité de découvrir le logiciel NOÉ. Je tiens à partager avec vous comment cette expérience a amélioré notre manière de gérer notre événement.

En amont du festival, la disponibilité de Jules, membre de l'équipe NOÉ, a été d’une grande aide. Pendant le festival, nous n’avons même pas eu besoin de faire appel à lui, car nous avions bien défini en amont les cas d’usage et l’intégration de NOÉ dans nos processus existants.

Par ailleurs, nous avions déjà lancé nos inscriptions quand nous avons décidé d’utiliser NOÉ : nous avons pu créer des passerelles pour importer les 580 participant·es de notre billetterie existante. De même pour notre programmation, qui était déjà avancée et que nous avons migrée sur NOÉ en cours de route sans difficultés. Globalement, l’équipe NOÉ est dans une vraie posture de co-construction, à l’écoute de nos besoins et de nos idées. Par exemple, une fonctionnalité permettant d'inscrire les participant·s à des sessions obligatoires a été ajoutée à notre demande.

Pour cette première année avec NOÉ, nous avons mis l’accent sur la sensibilisation de nos participant·es à l’outil. Grâce aux supports que nous avons produits (tutoriels PDF, mails explicatifs, hotline, etc.), la mise en place de NOÉ s'est faite sans encombre. Nous avions une appréhension face à la fracture numérique et à celleux qui pourraient être réfractaires à un nouvel outil. Si bien sûr, certain·es participant·es n'ont pas utilisé NOÉ, la majorité l'a adopté avec enthousiasme : nous n’avons eu que d’excellents retours.

Pendant les jours du festival, NOÉ a fluidifié notre organisation. Auparavant, nous avions de lourds défis logistiques à surmonter, avec des espaces parfois surchargés et une certaine confusion des participant·es à l'entrée des ateliers. Grâce à NOÉ, nous avons pu anticiper les inscriptions et gérer l'affluence de manière optimale. Les participant·es ont apprécié la simplicité de pouvoir créer et exporter leur planning en amont du festival. Bien que certains n'aient pas utilisé la plateforme, le fait que la majorité l'ait fait a significativement fluidifié la logistique sur place.

Plus encore : une majorité de personnes sur place ne regardaient plus NOÉ sur leur téléphone. Nous leur avions donné la consigne d'exporter en PDF et d'imprimer leur planning avant de venir. En cela, NOÉ permet la déconnexion numérique car on n’est pas obligé d’avoir son téléphone sur soi et on peut déconnecter pour de vrai !

Ce que j’ai aussi beaucoup aimé, c'est la simplicité d'utilisation pour les encadrant·es. Automatiquement inscrit·es à leurs ateliers, ils ont vécu une expérience sans friction, où dès leur inscription, ils étaient directement associés aux sessions qu'ils encadraient.

Le tableau des participant·es de NOÉ a été vraiment mon espace de travail principal durant l'évènement, c’était agréable d’avoir accès à toutes les infos en un clin d'œil, de pointer les arrivées, de pouvoir cacher des colonnes en fonction des besoins, etc. Certaines personnes se sont inscrites le jour-même et nous avons quand même pu les intégrer à NOÉ. D’autres ont pu prolonger leur séjour.

Notre point de douleur s’il doit y en avoir un, c’est l’intégration avec la billetterie. BilletWeb n’offrant pas de facilités pour s’interfacer facilement avec NOÉ, nous devions faire un import manuel récurrent des nouveaux participant·es inscrit·es. C’est gérable, mais chronophage. Pour l’année prochaine, nous étudions des pistes avec l’équipe NOÉ pour trouver une alternative satisfaisante.

Au delà des aspects techniques, la Coopérative Oasis est heureuse d'établir des partenariats avec des projets, comme NOÉ, ayant des valeurs communes et de favoriser ainsi l'usage de services numériques éthiques.

En conclusion, si vous organisez un événement avec de nombreux ateliers et participants, et que vous recherchez une solution pour vous faciliter la vie, je ne peux que vous recommander NOÉ. Pour nous, l'expérience a été très positive. NOÉ a contribué à faire du Festival Oasis 2023 un grand succès, et nous avons déjà hâte de collaborer l’année prochaine.